定例会議が、ただの「進捗報告タイム」になってしまっていないでしょうか。
この1週間の中で、会議の在り方について改めて考える機会がありました。 週1回の会議のために、一週間分の報告を溜め込んで発表する。 それなら日報やチャットで良いのではないか。 むしろ、全員が同じ時間に集まる貴重な機会を、 もっとクリエイティブなことに使えないだろうか。
そこで出てきたアイデアが、「売上とコスト削減のアイデア会議」に変えてしまう、という発想です。
まず前提として、進捗報告そのものは必要です。 ただし、それを週次の会議で口頭でやる必要はありません。
代わりに：
といった形で、可能な限り非同期化します。 会議の時間は、「読めば分かる情報」を口頭でなぞる場ではなく、 「その場でしか生まれないアイデア」を出す場にしたいところです。
会議の目的をはっきりさせるために、 毎週の定例会議のテーマをあえて絞ってしまいます。
この2つだけです。
それぞれの観点で、メンバー全員に「毎回最低1つは何か提案を持ってくる」ことをお願いしておきます。 内容のレベルは問いません。 実現性が低くても、とりあえず出してもらうことが大事です。
アイデア会議で一番怖いのは、 「発言した人が否定されて、その後誰も喋らなくなる」パターンです。 これを避けるために、ルールをいくつか決めておきます。
会議の前半はとにかく出すだけ。 後半で、その中から「今週やること」を数個ピックアップする、という流れが理想です。
当然ですが、毎週すごいアイデアが出てくるとは限りません。 何も思いつかない週もあります。 それでも、
だけでも十分です。
重要なのは、「売上とコストのことを日頃から考える」という習慣です。 会議がそのトリガーになっていれば、それだけで存在価値があります。
このアイデア会議で出てきた提案や議論は、 運用ノウハウとしても非常に価値があります。 もちろん外部にそのまま公開するわけにはいきませんが、 抽象化してまとめれば、将来の自分たちのためのドキュメントになります。
例えば：
といったテーマで、誰にでも通用する形に書き直しておけば、 外向けのコンテンツとしても再利用できます。
報告会議からアイデア会議へ。 その変化は小さく見えて、 実は組織全体の思考パターンを変えるきっかけになるのかもしれません。